Quali sono i documenti che devo avere in studio?
Allo stato attuale, non esiste un elenco unico e rigidamente codificato a livello nazionale specifico per gli studi di osteopatia. Tuttavia, ci sono documenti obbligatori per legge (legati alla privacy, al fisco e alla sicurezza) e altri fortemente raccomandati da tenere a portata di mano in caso di controlli amministrativi, ispezioni dell'ASL o dei NAS.
Ecco una check-list organizzata di ciò che è bene avere sempre in immediata disponibilità:
1. Documenti Professionali e Istituzionali
Titolo di studio: Copia del Diploma in Osteopatia (D.O.) o della Laurea estera.
Polizza Assicurativa (RC Professionale): Copia del contratto di assicurazione professionale in corso di validità (obbligatoria per legge per tutti i liberi professionisti).
Tessera o Attestato di iscrizione al ROI: Utile per dimostrare l'appartenenza all'associazione e gli standard qualitativi seguiti.
Profilo Professionale dell'Osteopata: Copia del decreto istitutivo, utile da esibire per chiarire l'inquadramento normativo della professione.
2. Documenti Amministrativi e Locali
Ricevuta del Comune/SUAP: Copia della comunicazione ufficiale di avvio attività inviata al Comune.
Attribuzione della Partita IVA: Il documento rilasciato dall'Agenzia delle Entrate.
Eventuali nulla osta/autorizzazioni ASL: Se esplicitamente richiesti dai regolamenti della tua Regione o del tuo Comune per i locali dello studio.
3. Tutela del Paziente e Privacy
Se gestisci tutto in modalità Cartacea:
Moduli firmati: Devi conservare in studio i moduli originali firmati dal paziente per il Consenso Informato e per l'Informativa Privacy (GDPR).
Archivio fisico: Le schede dei pazienti e le cartelle cliniche cartacee devono essere conservate in un archivio o armadio munito di serratura a chiave, per impedirne l'accesso a terzi non autorizzati.
Se gestisci tutto in Digitale / Software in Cloud:
Se utilizzi un software gestionale o un cloud esterno (es. Google Drive, Dropbox, o software specifici per osteopati/medici), devi possedere e poter esibire il contratto con il fornitore del servizio che attesta la conformità del cloud al GDPR europeo.
Devi poter mostrare a schermo o esportare rapidamente i consensi firmati digitalmente dai pazienti (es. tramite firma grafometrica su tablet o sistemi equivalenti).
Lo studio deve essere conforme dal punto di vista della sicurezza informatica (computer protetti da password personali e non condivise, antivirus aggiornato, backup periodici e sistemi di cifratura se previsti).
N.B: Cosa cambierà con il passaggio al Regime Sanitario? Con l'iscrizione formale all'Albo o agli Elenchi Speciali (ESE), la gestione della privacy nello studio subirà una riforma sostanziale:
Oggi, come professionisti non sanitari, il trattamento dei dati della salute si fonda esclusivamente sul consenso esplicito del paziente. Domani, come professionisti sanitari, la base giuridica diventerà la prestazione di diagnosi e cura erogata da un soggetto sottoposto al segreto professionale (art. 9, par. 2, lett. h del GDPR).
I moduli attuali diventeranno obsoleti. Sarà necessario adottare le informative specifiche per l'ambito sanitario, strutturate secondo le linee guida del Garante della Privacy. Il ROI vi terrà informati e metterà a disposizione di tutti la nuova modulistica privacy.